POLITYKA PRYWATNOŚCI
Ostatnia aktualizacja: 11 lipca 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Zax-Kol („my”, „nas”, „Klub”) gromadzi, wykorzystuje i chroni dane osobowe użytkowników podczas korzystania z naszej strony internetowej (zax-kol.com), rejestracji w turniejach lub kontaktowania się z nami. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”) oraz polską ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Zax-Kol, prowadzący klub turniejowy gier planszowych w Polsce, z siedzibą przy ul. Grzegórzeckiej 21, 31-532 Kraków, Polska. W każdej sprawie związanej z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się pod adresem info@zax-kol.com.
2. Dane kontaktowe
Wszelkie pytania, wnioski lub wątpliwości dotyczące ochrony danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail info@zax-kol.com lub na nasz adres pocztowy podany powyżej.
3. Gromadzone przez nas dane osobowe
W zależności od tego, w jaki sposób nawiązujesz z nami kontakt, możemy gromadzić:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu, jeśli go podasz.
- Dane rejestracyjne: turnieje, do których się zapisujesz, wybrany format (indywidualny lub drużynowy) oraz poziom doświadczenia, o ile go podasz.
- Dane dotyczące wieku: potwierdzenie, że spełniasz wymóg minimalnego wieku, a w przypadku uczestników w wieku 16–17 lat – informacje dotyczące zgody rodziców lub opiekunów.
- Dane dotyczące płatności i transakcji: zapisy dotyczące uiszczonych opłat startowych, daty transakcji, kwoty oraz status płatności.
- Dane dotyczące komunikacji: treść wiadomości wysyłanych do nas za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej.
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu oraz dane dotyczące korzystania ze strony internetowej gromadzone za pomocą plików cookie i podobnych technologii.
4. Dane rejestracyjne osób indywidualnych i drużyn
W przypadku rejestracji indywidualnych przetwarzamy dane osobowe rejestrującego się gracza. W przypadku rejestracji drużynowych kapitan drużyny podaje nazwiska członków drużyny oraz, w razie potrzeby, ich dane kontaktowe. Kapitan jest odpowiedzialny za poinformowanie członków drużyny, że ich dane zostaną nam przekazane i będą przetwarzane w celu organizacji turnieju. Dane członków drużyny przetwarzamy wyłącznie w celu zarządzania ich udziałem w turnieju.
5. Informacje dotyczące płatności i transakcji
Opłaty startowe za turnieje płatne są przetwarzane za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy usług płatniczych. Nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych w naszych systemach. Przechowujemy zapisy transakcji (takie jak kwota, data i status) w zakresie niezbędnym do potwierdzania rejestracji, dokonywania zwrotów oraz wypełniania obowiązków księgowych i podatkowych wynikających z polskiego prawa.
6. Podstawy prawne przetwarzania danych
Opieramy się na następujących podstawach prawnych zgodnie z art. 6 RODO:
- Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)): w celu rejestracji użytkownika w turniejach, przetwarzania opłat startowych, zarządzania udziałem oraz obsługi zwrotów kosztów.
- Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c)): w celu wypełnienia obowiązków księgowych, podatkowych i związanych z prowadzeniem dokumentacji zgodnie z polskim prawem.
- Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a)): w celu wysyłania opcjonalnych komunikatów marketingowych oraz stosowania niektórych nieistotnych plików cookie; w każdej chwili możesz wycofać swoją zgodę.
- Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f)): w celu udzielania odpowiedzi na zapytania, zapewnienia bezpieczeństwa naszej strony internetowej i wydarzeń oraz ulepszania naszych usług, pod warunkiem że Twoje prawa nie mają pierwszeństwa przed tymi interesami.
7. Pliki cookie i podobne technologie
Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie w celu prawidłowego działania, zapamiętywania preferencji użytkownika, mierzenia aktywności na stronie oraz – za zgodą użytkownika – wspierania działań marketingowych. Użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami za pomocą naszych ustawień plików cookie oraz w swojej przeglądarce. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji „Informacje o plikach cookie” zamieszczonej po naszych Warunkach korzystania z usługi.
8. Analityka
Korzystamy z narzędzi analitycznych, aby zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszej strony internetowej, co pozwala nam ją ulepszać. Pliki cookie służące do analizy są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody. Zebrane dane są wykorzystywane w formie zagregowanej lub pseudonimizowanej, o ile to możliwe.
9. Komunikacja marketingowa
Za Twoją zgodą możemy od czasu do czasu wysyłać Ci wiadomości e-mail dotyczące nadchodzących turniejów i nowości klubowych. Każda wiadomość marketingowa zawiera link do rezygnacji z subskrypcji, a swoją zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z nami. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przeprowadzonego przed wycofaniem.
10. Przechowywanie danych
Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne:
- Dane dotyczące rejestracji i uczestnictwa: przez cały okres Państwa udziału oraz przez rozsądny okres po jego zakończeniu do celów administracyjnych.
- Dokumentacja transakcji i księgowa: przez okres wymagany przez polskie prawo podatkowe i rachunkowe (zazwyczaj pięć lat od zakończenia danego roku).
- Zapytania kontaktowe: tak długo, jak jest to konieczne do rozpatrzenia Państwa zapytania i wszelkich działań następczych.
- Dane marketingowe: do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.
11. Udostępnianie danych
Nie sprzedajemy Państwa danych osobowych. Możemy je udostępniać zaufanym podmiotom wyłącznie w razie konieczności, np. naszemu dostawcy usług płatniczych, dostawcom usług informatycznych i hostingowych oraz dostawcom usług analitycznych, lub gdy wymaga tego prawo lub właściwy organ.
12. Usługodawcy i podmioty przetwarzające dane
W przypadku gdy podmioty trzecie przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, działają one jako podmioty przetwarzające na podstawie pisemnych umów, które zobowiązują je do ochrony danych użytkowników, przetwarzania ich wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, zgodnie z art. 28 RODO.
13. Międzynarodowe przekazywanie danych
Staramy się przechowywać dane osobowe w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli którykolwiek dostawca przetwarza dane poza EOG, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak decyzja Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności lub standardowe klauzule umowne, zgodnie z rozdziałem V RODO.
14. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem. Obejmują one kontrolę dostępu, bezpieczne połączenia oraz ograniczenie dostępu wyłącznie do osób, które go potrzebują.
15. Prawa osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:
- Dostęp do swoich danych osobowych.
- Sprostowanie nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
- Usunięcie swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”) w stosownych przypadkach.
- Ograniczenie przetwarzania w określonych okolicznościach.
- Przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
- Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach oraz wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie.
- Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed wycofaniem zgody.
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem info@zax-kol.com. Odpowiemy w terminach określonych w RODO, zazwyczaj w ciągu jednego miesiąca.
16. Prywatność dzieci i osób niepełnoletnich
W naszych turniejach mogą brać udział osoby w wieku co najmniej 16 lat, a osoby w wieku 16–17 lat muszą uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów. Nie gromadzimy świadomie danych od dzieci poniżej 16 roku życia. Jeśli uważasz, że dziecko poniżej 16 roku życia przekazało nam swoje dane osobowe, skontaktuj się z nami, a my je usuniemy.
17. Aktualizacje polityki
Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach lub przepisach prawnych. Data „ostatniej aktualizacji” wskazuje, kiedy polityka została ostatnio zmieniona. O istotnych zmianach poinformujemy w odpowiednich przypadkach.
18. Procedura składania skarg i organ nadzorczy
Jeśli mają Państwo wątpliwości dotyczące sposobu, w jaki przetwarzamy Państwa dane osobowe, prosimy o kontakt pod adresem info@zax-kol.com, abyśmy mogli zająć się tą sprawą.
Mają Państwo również prawo do złożenia skargi do właściwego polskiego organu nadzorczego:
- Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
- Adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
- Strona internetowa: uodo.gov.pl
- +48 (22) 531 03 00
UODO jest organem odpowiedzialnym za nadzorowanie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych w Polsce.